Обучение пользователей — один из ключевых факторов успеха запуска EAM-системы: проблемы, подходы, решения

Руководитель корпоративного университета «Деснол» Владимир Мокеев рассказывает о том, почему обучение пользователей — это один из ключевых факторов успеха запуска ЕАМ-системы. Вы узнаете, с какими проблемами сталкиваются компании при организации процесса обучения, а также какие подходы к решению этих проблем практикует компания «Деснол Софт».

Три задачи обучения персонала при автоматизации управления ремонтами

В процессе автоматизации процессов управления ремонтами и внедрения EAM*-системы (например, 1С:ТОИР) перед руководителем, ответственным за реализацию проекта внедрения, встает 3 важных взаимосвязанных задачи:

  • создание базы знаний, позволяющей эффективно вводить в должность сотрудников, а также предоставлять им индивидуальные возможности для профессионального и карьерного роста;
  • организация эффективного процесса обучения сотрудников работе в новой информационной экосистеме 1С:ТОИР. Этот процесс должен способствовать быстрому переходу к новым операционным процедурам и обучать сотрудников действовать по-новому;
  • формирование резерва из достаточного количества сотрудников, поддерживающих изменения, умеющих работать, используя современные цифровые решения, и обладающих достаточными знаниями и квалификацией для обеспечения поступательного развития предприятия.

Как успешно выполнить эти задачи? Как эффективно организовать обучение в процессе запуска ЕАМ-системы? Об этом мы сейчас и поговорим.

*EAM (Enterprise Asset Management) — управление основными фондами предприятия.

70% неудач

Примерно 70% всех внедрений CMMS (Computerized Maintenance Management System — системы компьютерного управления обслуживанием оборудования) на рынке проводятся неудачно или не с теми результатами, которых ожидает руководство. Как же избежать попадания в эту статистику?

Дело не в том, что внедрение CMMS сложно или что программное обеспечение не работает, просто у него никогда не было шанса начать работу. Почему?

Когда речь идет о внедрении компьютерной системы управления обслуживанием для организации, важность обучения невозможно переоценить. Это ключ к тому, чтобы убедиться, что сотрудники обладают необходимыми навыками и знаниями, позволяющими максимально быстро и эффективно использовать программное обеспечение. Если все правильно организовано, успех внедрения не заставит себя ждать.

Шесть признаков провала

Однако, если вы планируете проводить внедрение 1С:ТОИР или недавно внедрили это решение и сейчас сталкиваетесь с ситуациями, о которых я вам расскажу, это значит, что вы очень сильно рискуете не окупить вложенные инвестиции.

Итак, вот 6 признаков грядущего провала проекта внедрения.

Отсутствует система обучения персонала

Не имеет значения, насколько замечательным является программное обеспечение, если руководство не прикладывает усилий, чтобы научить людей, как правильно его использовать. Обучение повышает уровень принятия программ пользователями, что очень важно при внедрении любого программного обеспечения. Если процесс обучения организован как простое предоставление справочной информации, а не как путь индивидуального развития каждого отдельно взятого работника, то это первый признак будущих проблем.

Растут потери времени

Команда тратит много часов на «пробы и ошибки», пытаясь освоить систему в рабочее время. Пользователи рискуют выработать вредные привычки или не узнать лучших методов эффективного использования программного обеспечения. В итоге они часто делают что-то не так, и им приходится возвращаться и тратить больше времени на исправление ошибок, которых можно было легко избежать.

Отсутствуют единые подходы к выполнению задач

Отсутствуют единые стандарты и практики работы в системе. Кто-то умеет работать в ней лучше, кто-то хуже. Нет единообразия и общего уровня квалификации, приемлемого для эффективного выполнения ежедневных задач.

Растет число отложенных/невыполненных задач

Люди не знают, как выполнить ту или иную функцию в новой программе, начинают игнорировать задания или откладывать их выполнение на потом либо стараются найти другие, привычные пути решения текущих задач. Особенно это заметно, если у них нет предыдущего опыта работы с ЕАМ-системой или CMMS или они перешли из системы, где всё делалось по-другому.

Управление данными неэффективно

Качественные данные — это основа продуктивной работы ЕАМ-системы или CMMS. Неважно, насколько эффективно у вас используются цифровые решения. Если вводятся не те данные, или они вводятся не так, как нужно, вы никогда не увидите реальных положительных результатов. Качественные данные и привычки ввода данных могут быть использованы для оптимизации процессов технического обслуживания и повышения производительности труда.

Количество сотрудников, готовых работать в системе, недостаточно

Основной точкой перехода с одного уровня эффективности на другой является наличие в компании технологий и квалифицированных кадров, способных использовать эти технологии и с их помощью обслуживать критически важные активы. Чем больше у компании сотрудников, способных работать более эффективно, тем выше ее рыночный потенциал и производительность. И наоборот. Чем их меньше, тем меньше возможностей для роста у компании.

Эти шесть признаков позволяют предугадать итог проекта внедрения. И чем больше этих признаков вы сможете обнаружить у себя, тем выше риски потерять вложенные инвестиции.

Два условия, которые помогают запустить программу обучения

В идеале, 100% пользователей должно быть обучено рабочим процессам обслуживания, администрированию информационных систем, созданию отчетов, извлечению данных и их анализу.

Однако, чтобы система обучения заработала, необходимо соответствовать двум важным условиям:

  • адаптировать процесс обучения под особенности обучения взрослых людей (которые обычно спешат, сопротивляются новому, слабо замотивированы и перегружены информацией);
  • использовать дифференцированный подход к передаче знаний (ведь работа в системе 1С:ТОИР руководителя производства будет сильно отличаться от тех знаний и навыков, которыми должен владеть оператор 1С:ТОИР).

Условие 1. Построение процесса обучения

Давайте разберем эти условия подробнее. Чтобы обучение сотрудников проводилось эффективно, необходимо адаптировать процесс ведения курсов под особенности обучения взрослых людей. Этот процесс кардинально отличается от обучения детей и подростков. Дети обычно воспринимают входящую информацию быстрее и целостнее в отличие от взрослых.

И поэтому курсы необходимо строить, используя 6 элементов, позволяющих обучать сотрудников более эффективно и интенсивно. Мы опишем эти элементы на примере разработанного нашей компанией курса обучения работе в системе 1С:ТОИР с преподавателем.

Включение интереса

Первый элемент — включение интереса. Это необходимость демонстрации чего-либо, приносящего пользу лично взрослому студенту, — того, что включает внимание и вызывает интерес. Согласитесь, изучение особенностей работы 1С:ТОИР не является чрезвычайно увлекательным делом, но экономия времени на работе или облегчение выполняемой работы — это то, что нужно.

В «Деснол Софт» разработан курс для получения знаний и обретения навыков в области управления ремонтами с помощью 1С:ТОИР. Этот курс проходит с преподавателем. Первое, на чем мы фокусируем внимание студента, — это цель курса — научить работать в 1С:ТОИР, а также помочь изучить основы всех бизнес-процессов, автоматизированных в системе.

Понятные примеры

Второй элемент — понятные примеры. Они способствуют минимизации затрат умственной энергии на обработку получаемой информации. Для этого мы делим занятия на короткие, понятные смысловые отрезки и используем знакомые примеры из текущей практики сотрудников. Чем проще и понятнее доносимая информация, тем легче и быстрее она усваивается взрослым человеком. И тем активнее применяется.

Поэтому в нашем курсе обучения 1С:ТОИР мы разработали удобную структуру из учебных модулей, позволяющую быстро получить необходимые знания и навыки, объясняющую цели, границы, входные и выходные данные процесса, а также разбирающие ключевые показатели эффективности для каждого бизнес-процесса.

Акцент на практике

Третий элемент — это акцент на практике, на обучении действием. Чем больше программа включает в себя практических заданий, тем более ценной она является для коллектива. При этом каждое задание должно быть связано с получением конкретного результата на выходе. Если этого нет, то обучение будет некачественным.

В нашем курсе 1С:ТОИР с преподавателем предусмотрена отработка получаемых знаний на практике, а также выполнение контрольного сквозного практического задания по работе в системе, плавно переводящее знания каждого студента в устойчивые умения.

Дружеская поддержка

Четвертый элемент — использование системы «дружеской поддержки», когда технически менее подкованные люди объединяются с технически более подкованными. Когда обучается группа сотрудников, некоторые из них будут понимать все быстрее других и им будет скучно. Необходимо ставить таких чемпионов в пару с теми, кто испытывает трудности, чтобы вместо того, чтобы скучать, они чувствовали себя хорошо, обучая коллег. Это также позволит сформировать костяк из лидеров изменений, которые будут «продавать» идею использования нового софта тем, кто его не понимает и пока не принимает.

В нашем курсе мы планируем запустить поддерживающий чат, в котором студенты смогут делиться полученным опытом работы в системе 1С:ТОИР, задавать вопросы друг другу, а также получать поддержку от преподавателей.

Геймификация

Пятый элемент, позволяющий сделать обучение более качественным и интенсивным, а также вовлечь серьезных, сложившихся взрослых людей в процесс изменений — это геймификация, т.е. внедрение игр.

Любой процесс можно превратить в игру. Для этого необходимо использовать всего лишь 3 категории: задание, ограничение по времени и баллы. Те индивидуалы или команды, кто наберет за ограниченное количество времени наибольшее количество баллов, выполняя установленное задание, получат особый статус. Это очень важно — именно изменение статуса, а не денежные премии. Например, статус лучшего специалиста месяца и возможность «повисеть» на доске почета.

Этот элемент системы обучения пока находится у нас в разработке. И в будущем мы рассматриваем его обязательным к внедрению во все наши обучающие продукты.

Повторение изученного

И, наконец, шестой элемент — это необходимость выдачи и проверки выполнения домашних заданий. Есть такая поговорка: «Объяснял так, что сам понял». Если в конце пройденного отрезка есть обязательное к выполнению домашнее задание, связанное с проработкой пройденного материала, это знание будет отложено в памяти навсегда.

В нашем курсе «1С:ТОИР с преподавателем» предусмотрено тестирование остаточных знаний после прохождения каждого модуля, а также выполнение контрольного практического задания в конце курса и подведение итогов обучения после прохождения студентом курса целиком.

Если в вашей системе обучения обучающие продукты построены на основе перечисленных шести элементов, это позволит вам организовать эффективное обучение персонала и качественно трансформировать работников, гарантированно окупив инвестиции во внедрение системы 1С:ТОИР. Так, как это сделано в нашей компании «Деснол Софт».

Условие 2. Дифференциация процесса передачи знаний

Вторым важным условием работы корпоративной системы обучения является дифференциация процесса передачи знаний. Для этого необходимо первоначально построить матрицу обучения. Сама идея матрицы заключается в том, чтобы, с одной стороны, дать людям возможность увидеть и самостоятельно простроить собственную траекторию профессионального и карьерного развития. А с другой стороны, помочь руководителям увидеть пробелы в системе знаний, умений и навыков, необходимых для повышения эффективности предприятий, и предотвратить информационный перегруз обучаемых сотрудников, предоставляя им четко отмеренное количество знаний, необходимых для выполнения работы в системе 1С:ТОИР.

Сама по себе матрица не является сложной, но позволяет простроить линии развития как по типу сотрудников, так и по тем направлениям, в рамках которых их необходимо обучать. Матрица предполагает заданный рост для каждой категории сотрудников. Определяет, к каким результатам могут прийти сотрудники после прохождения того или иного вида обучения. Кроме этого, матрица позволяет соотнести набор необходимых знаний с подходящим форматом обучения.

Говоря о форматах, приведу пример. Компанией «Деснол Софт» разработан электронный курс «ТОИР 2 КОРП шаг за шагом» , представляющий «настольный учебник» по работе в системе 1С:ТОИР 2 КОРП, в который всегда можно заглянуть, чтобы быстро изучить любой интересующий вопрос. Он идеально подходит для новых сотрудников, изучающих особенности работы в системе.

Скоро: онлайн-академия «Деснол»

А сейчас мы пришли к идее создать онлайн-академию, предполагающую разработку сбалансированного набора тренингов, интенсивов, курсов и программ для четырех уровней управления обслуживанием и надежностью: для директоров производства, среднего менеджмента (главных механиков, начальников служб ТОИР), бригадиров и операторов.

Поделиться: