Как привести данные в порядок и подготовить их к автоматизации ТОиР

Как проблемы в НСИ отражаются на работе ТОиР

В ТОиР одни и те же данные используются при учёте оборудования, планировании ремонтов, обеспечении материалами и анализе затрат. Если справочники ведутся по разным правилам, в этих процессах появляются расхождения и необходимость дополнительных проверок.

Например, одна и та же запчасть может быть заведена как «Подшипник 6205», «Подш. 6205» и «Подшипник SKF 6205». Сотрудник понимает, что эти позиции как минимум нужно сопоставить. Для информационной системы это разные записи, пока не настроены правила их идентификации.

На практике это приводит к нескольким проблемам:

• одну позицию приходится искать по нескольким вариантам названия;

• фактический остаток может быть распределён между дублями;

• возрастает риск заказать материал, который уже есть на складе;

• потребление и затраты учитываются по нескольким карточкам;

• инженеры, склад и снабжение тратят время на дополнительные сверки.

Похожая ситуация возникает, если в карточке нет артикула, производителя, размера или другой важной характеристики. Материал есть в системе, но однозначно определить, подходит ли он для конкретной работы, становится сложнее.

В результате часть управления ремонтами снова уходит в Excel, переписки, звонки и знания отдельных сотрудников.

Что такое нормализация НСИ

Нормализация НСИ — это приведение справочников к единым правилам: выявление дублей и похожих записей, унификация наименований и единиц измерения, выделение ключевых атрибутов и проверка обязательных реквизитов.

При этом похожие записи нельзя автоматически считать дублями. Разница в одной характеристике может означать, что речь идёт о разных материалах. Поэтому массовую обработку данных дополняют экспертной проверкой неоднозначных случаев.

Почему большие справочники сложно привести в порядок вручную

Если в справочнике несколько сотен позиций, многие ошибки ещё можно обнаружить визуально. Когда речь идёт о десятках тысяч записей, объём ручной работы резко возрастает.

При сравнении приходится учитывать перестановку слов, сокращения, опечатки, единицы измерения, производителей, артикулы и технические характеристики. Дополнительную сложность создаёт то, что данные часто формировались годами разными подразделениями и по разным правилам.

Специалист легко поймёт, что «подш.» означает «подшипник». Но последовательно сопоставить десятки тысяч записей и разобрать их характеристики вручную — уже отдельный трудоёмкий проект.

Как ИИ помогает при обработке НСИ

ИИ и интеллектуальные алгоритмы позволяют автоматизировать значительную часть повторяющихся операций и сократить массив данных, который нужно проверять вручную.

С их помощью можно:

• находить дубли и близкие по смыслу записи, даже если названия не совпадают буквально;

• выявлять типовые ошибки, сокращения и разные форматы записи;

• унифицировать наименования и единицы измерения;

• группировать похожие позиции;

• выделять характеристики из текстовых описаний.

Как проходит работа с НСИ в Десноле

Услуга Деснола рассчитана на нормализацию справочника «Номенклатура» в 1С. Для начала работы понадобится выгрузка в Excel или CSV либо доступ к копии базы. Также учитываются действующий регламент ведения НСИ и перечень реквизитов, которые нужно сохранить.

Работа проходит в четыре этапа:

1. Анализируем справочник

Оцениваем качество данных и определяем типовые проблемы: дубли, неструктурированные наименования, ошибки в сокращениях, регистре и единицах измерения.

1. Обрабатываем данные

Используем алгоритмы сопоставления и поиска, приводим записи к согласованным правилам и выделяем ключевые характеристики. Для сложных описаний при необходимости применяем ИИ.

1. Разбираем неоднозначные случаи

Если алгоритм не позволяет уверенно определить результат, запись проверяет специалист.

1. Контролируем качество

Сравниваем справочник до и после обработки, проверяем обязательные реквизиты, уникальность записей, корректность поиска и сохранность важных данных.

По итогам заказчик получает нормализованный справочник, карту изменений, отчёт о качестве данных, перечень применённых правил и инструкцию по дальнейшему ведению справочника.

Что меняется после приведения справочника в порядок

Результат работы с НСИ проявляется прежде всего в ежедневных процессах. Нужную позицию проще найти, сотрудникам реже приходится сравнивать похожие карточки и уточнять информацию у коллег, а данные по остаткам и потреблению становятся удобнее для анализа.

Для ремонтной службы качественные данные важны и при планировании ТОиР. В экосистеме 1С:ТОИР материальное обеспечение связано с планированием и выполнением ремонтов: решение поддерживает учёт оборудования и нормативов, планирование ТО и ремонтов, а также управление материально-техническим обеспечением.

Почему НСИ стоит проверить перед внедрением системы ТОиР

Особенно важна подготовка справочников для компаний, которые планируют внедрение ТОИР или переход на новую информационную систему.

Если просто перенести существующую НСИ, вместе с ней в новую систему попадут дубли, неполные карточки и разные правила наименования. Поэтому качество данных лучше оценить до миграции.

Если компания выбирает, где купить 1С:ТОИР, вместе с оценкой функциональности и стоимости решения стоит проверить и готовность исходных данных к цифровизации.

Когда справочнику уже требуется внимание

Стоит проверить качество данных, если:

• одну позицию регулярно ищут по нескольким вариантам названия;

• остатки в системе приходится дополнительно уточнять у склада;

• закупщики находят дубли уже при формировании потребности;

• важные характеристики хранятся только внутри текстового наименования;

• новый сотрудник не может найти материал без помощи опытного коллеги;

• разные подразделения используют собственные правила ведения справочников.

Такие ситуации увеличивают объём ручной работы и снижают пользу от автоматизации.

Меньше ручной работы с НСИ — больше пользы от автоматизации

ИИ и интеллектуальные алгоритмы позволяют быстрее обработать большой справочник и сократить объём ручной сверки, а экспертная проверка помогает сохранить корректность технических данных.

Если в справочнике накопились дубли, разные варианты наименований и неполные карточки или предприятие готовится к автоматизации ТОиР, оставьте заявку.

Специалисты Деснола подберут вариант работ под объём справочника и задачи предприятия. После заявки менеджер свяжется с вами и проконсультирует по услуге.

Оставить заявку

Частые вопросы

Можно ли полностью очистить справочник с помощью ИИ?

ИИ может взять на себя значительную часть массовой обработки: поиск похожих записей, анализ наименований, выделение характеристик и группировку позиций. Но технически похожие материалы не всегда являются дублями, поэтому неоднозначные случаи требуют экспертной проверки.

Какой результат получает заказчик?

В рамках услуги Деснола заказчик получает нормализованный справочник «Номенклатура», карту изменений, отчёт о качестве данных, перечень применённых правил и инструкцию по дальнейшему ведению справочника.

Как сохранить порядок в НСИ после обработки?

Справочник продолжает пополняться после нормализации: появляются новые материалы, поставщики, аналоги и характеристики. Поэтому вместе с очисткой данных важно определить правила дальнейшей работы. Нужно зафиксировать обязательные реквизиты, порядок создания новых позиций, проверку потенциальных дублей и ответственность за изменения в справочнике. Это позволяет не возвращаться через несколько лет к тому же объёму накопившихся ошибок.

Оставить заявку

Фото и видео размещены с согласия субъектов в соответствии с ФЗ-152 "О персональных данных". 
Копирование, распространение и иная обработка этих материалов запрещены правообладателем