Как подготовиться к внедрению EAM-системы: собираем команду

Поэтому формирование проектной команды — это не формальность, а ключевой организационный шаг, который задаёт тон всему проекту. Команда должна быть структурирована, чётко понимать свои обязанности и иметь практические навыки как в предметной области управления активами, так и в проектной работе.

Определение ответственных в проекте

Перед тем как ваша компания начнёт внедрение EAM‑системы, важно чётко определить, кто за что отвечает в команде проекта. Это нужно, чтобы каждый участник понимал свою роль, свои основные обязанности и зоны ответственности, а не чтобы роль была «в голове у менеджера». Когда роли не определены, проектная команда тратит время на выяснение «кто делает что», а это приводит к неэффективной работе и ошибкам в реализации. Чёткое распределение обязанностей помогает избежать дублирования задач и ошибок в принятии решений.

Роль стратегического руководства

На старте проекта важно назначить куратора проекта и руководителя проекта — это две разные управленческие роли, которые обеспечивают одновременно стратегическое сопровождение и практическое выполнение задач.

Куратор проекта

Куратор проекта — это человек на уровне руководства в вашей компании, который:

• утверждает цели проекта и общий план;
• обеспечивает выделение необходимых ресурсов;
• участвует в ключевых совещаниях;
• рассматривает и утверждает регламентирующие документы;
• согласует изменения объёма работ и результаты;
• участвует в управлении рисками;
• решает вопросы, требующие участия руководства выше уровня команды.

Куратор обеспечивает стратегическую поддержку проекта: он помогает проектной команде взаимодействовать с руководством, получает ответы на вопросы, которые выходят за пределы полномочий команды, и следит, чтобы проект не терял связь с целями бизнеса.

Администратор проекта

Администратор проекта играет важную роль в технической поддержке и обеспечении стабильной работы всех систем и инфраструктуры, связанных с внедрением EAM‑системы. Эта роль критична для бесперебойной работы проекта, поскольку администратор отвечает за настройку и обслуживание всех технологических решений, а также за поддержку пользователей EAM-системы.

Основные функции администратора проекта:

• Выполнение регламентных работ по настройке и обслуживанию серверов и информационных систем, необходимых для работы EAM‑системы;
• Обеспечение первой линии поддержки пользователей, оперативно решая технические проблемы и передавая задачи исполнителям, если требуется более глубокая настройка;
• Предоставление руководителю проекта структурированной информации о состоянии инфраструктуры, планах, ресурсах и приоритетах для контроля хода выполнения работ.

Требования к администратору проекта:

• Знания в области установки и настройки компьютерного оборудования, а также управления серверной инфраструктурой;
• Опыт администрирования серверных кластеров и информационных систем, включая базы данных и приложения, которые используются в проекте.

Администратор проекта необходим для того, чтобы гарантировать надёжность и функциональность всей технической среды, что особенно важно в процессе цифровизации и при внедрении новых EAM‑систем.

Руководитель проекта

Руководитель проекта — это специалист, который обеспечивает операционное управление проектом:

• решает организационные вопросы;
• согласует оперативные решения;
• контролирует ход работ, сроки и качество;
• обеспечивает взаимодействие участников;
• организует согласование документации;
• оперативно решает возникающие проблемы.

Эта роль отвечает за планирование, координацию и контроль исполнения проекта. Главная задача руководителя — организовать практическую работу так, чтобы команда выполняла задачи в соответствии с планом и заданными ожиданиями.

Почему разделение ролей важно

Чёткое разделение обязанностей между куратором и руководителем проекта помогает:

• обеспечить поддержку на уровне руководства и своевременное решение вопросов, связанных с ресурсами и приоритетами;

• снять организационные барьеры перед командой;
• разграничить стратегическую и управленческую ответственность;
• сделать проект более понятным и устойчивым в исполнении.

Куратор отвечает за поддержку и условия, а руководитель проекта — за ежедневную координацию и выполнение задач. 

Рабочая группа проекта

Рабочая группа — это исполнительная команда, которая реализует основные задачи проекта цифровизации и поддерживает руководителя проекта информацией и данными. 

Функции рабочей группы включают:

• реализацию отдельных задач проекта — чёткое выполнение работ, связанных с внедрением EAM‑системы;

• обеспечение руководителя проекта актуальной информацией о ходе работ, планах, ресурсах и приоритетах;

• формирование отчётности по проекту — отчёты, данные и рабочие материалы, необходимые для анализа и контроля.

Требования к участникам рабочей группы:

Рабочая группа проекта — это те сотрудники, которые непосредственно выполняют задачи внедрения, помогают руководителю проекта принимать решения и обеспечивают контроль за ходом работ. Чтобы группа работала эффективно, её участники должны соответствовать трём основным типам требований:

1. Реальная оперативная ответственность за процессы и рабочие места

В рабочую группу стоит включать специалистов, которые отвечают за ключевые направления деятельности, на которые повлияет внедрение EAM‑системы. Это позволяет быстро принимать решения по содержанию работ, понимать практическую картину и снижает риск ошибок при внедрении.

2. Экспертиза технических служб и процессов

В состав рабочей группы должны входить сотрудники, обладающие профессиональными знаниями и опытом в области технического обслуживания и ремонта, такими как:

• ведущий инженер;

• заместитель главного механика;

• заместитель главного энергетика;

• метролог;

• специалист по планированию и проведению технического обслуживания и ремонтов. 

Эти специалисты несут практическую экспертизу по процессам, оборудованию и требованиям к его обслуживанию, что важно для адаптации системы под реальные условия работы.

3. Знание технологических процессов и практический опыт

Участники рабочей группы должны понимать технологии, требования к обслуживанию оборудования и действующие регламенты, а также иметь опыт практической работы в этих областях. Это необходимо для того, чтобы:

• корректно описывать процессы для системы;

• проверять корректность настроек системы;

• участвовать в тестировании и внедрении практических сценариев работы;

• формировать и анализировать отчётность по проекту. 

Необходимые навыки для успешного внедрения EAM-системы

И так, чтобы команда была эффективной, важно учитывать следующие требования к её участникам:

• практическая экспертиза в процессах обслуживания и ремонта: навыки, знания и опыт работы с оборудованием и процессами ТОиР;

• навыки межфункциональной коммуникации, то есть способность взаимодействовать с другими специалистами, обмениваться информацией и совместно решать задачи;

• ответственность за результаты и готовность отчитываться по задачам и срокам.

Такая структура проектной команды позволяет чётко разделить роли и функции: кто формулирует цели и обеспечивает поддержку, кто управляет процессом, а кто реализует конкретные задачи и собирает данные для контроля и отчётности.

Формирование проектной команды — это важный и необходимый шаг на пути подготовки к внедрению EAM‑системы, который закладывает основу для дальнейших изменений. Но это только начало: чтобы перейти от планов к практическим результатам, важно объективно оценить текущее состояние вашей службы технического обслуживания и ремонтов и получить рекомендации по дальнейшим действиям. Если вы хотите получить консультацию эксперта и понять, с чего начать подготовку к внедрению в вашей компании, запишитесь на бесплатный разбор службы ТОиР. 

Запишитесь на разбор здесь.

Фото и видео размещены с согласия субъектов в соответствии с ФЗ-152 "О персональных данных". 
Копирование, распространение и иная обработка этих материалов запрещены правообладателем